Att hantera kundfeedback på ett professionellt sätt är viktigt för att bygga långsiktiga och positiva kundrelationer. Det är också viktigt som en del av din kundundersökning vilket ger dig en insyn i hur du sköter ditt jobb och vilka punkter som eventuellt behöver förbättras. Här är några steg och tips för att hantera feedback på ett professionellt och konstruktivt sätt:

1. Lyssna aktivt: När en kund ger feedback, var noga med att lyssna utan att avbryta. Låt kunden uttrycka sina tankar och känslor fullt ut. Detta visar att du respekterar deras åsikter och värderar deras synpunkter.

2. Visa uppskattning: Oavsett om feedbacken är positiv eller negativ, tacka kunden för att de tog sig tid att dela sina tankar då det ger dig möjligheten tillförbättring. Detta ger ett intryck av öppenhet och engagemang.

  - Exempel: "Tack för att du delade dina tankar med oss. Vi uppskattar verkligen din feedback och kommer ta till oss av den för att kunna göra ännu bättre ifrån oss i framtiden"

3. Bekräfta feedbacken: Visa att du förstår kundens perspektiv. Sammanfatta det kunden har sagt för att säkerställa att du har uppfattat rätt och ge uttryck för empati.

  - Exempel: ”Jag förstår att du känner dig frustrerad över att .... Det är verkligen viktigt för oss att våra kunder är nöjda.”

4. Undvik att bli defensiv: När du får negativ feedback, undvik att svara defensivt eller att förklara varför något hände. Fokusera istället på att visa förståelse och lösningsinriktat agerande.

5. Erbjud en lösning: Om feedbacken handlar om ett problem, var beredd att föreslå en lösning eller åtgärd. Visa att du är villig att göra det som krävs för att rätta till situationen. Vi som jobbar med tjänster har två chanser på oss att återgälda de kunden är missnöjd över innan de kan kräva en återbetalning. Det är viktigt att fånga upp missnöjda kunder och göra allt i sin makt för att omvandlades tillförda kunder.

  - Exempel: ”Vi kommer att undersöka det här och se till att det inte upprepas. Under tiden kan vi ....... ”

6. Håll kunden uppdaterad: Om åtgärder behöver vidtas, håll kunden informerad om vad som görs. Detta visar på engagemang och att du tar deras feedback på allvar.

7. Använd feedbacken för förbättring: Tänk på feedbacken som en möjlighet att förbättra din expertis och kundupplevelse. Efter att ha tagit emot feedbacken kan du använda den för att utveckla din verksamhet.

9. Ta hand om negativa omdömen offentligt: Om feedbacken är offentlig, som på sociala medier eller recensionstjänster, svara på ett professionellt sätt som visar att du bryr dig om kundens upplevelse och är villig att åtgärda eventuella problem.

10. Följ upp: Efter att du har hanterat feedbacken, följ upp med kunden för att säkerställa att de är nöjda med lösningen och att problemet är löst.

Att hantera kundfeedback på ett professionellt sätt handlar om att bygga förtroende, visa att du är lyhörd och att ständigt sträva efter att förbättra din verksamhet. Det är också ett sätt att visa att du bryr dig om dina kunders upplevelse och att du vill skapa en positiv och långvarig relation.